---

Pekerjaan administrasi menuntut ketelitian, dan ketelitian itu diuji ketika dokumen berbahasa Mandarin masuk ke meja Anda. Kontrak, faktur, formulir pengajuan, hingga surat persetujuan sering memakai istilah yang tidak dikenal dalam bahasa Indonesia atau Inggris. Karena itu, menguasai Mandarin untuk administrasi kantor menjadi keunggulan nyata bagi staf yang bekerja dengan mitra, kantor pusat, atau anak perusahaan di China.

Satu istilah yang salah dipahami dapat menunda proses persetujuan, memicu revisi berulang, atau bahkan menimbulkan kerugian. Misalnya, tidak membedakan antara 原件 (dokumen asli) dan 复印件 (salinan) bisa membuat dokumen ditolak. Dengan kosakata yang tepat, Anda dapat bekerja lebih cepat dan lebih percaya diri.

Artikel ini merangkum kosakata dokumen, alur approval, kalimat email dan komunikasi harian, serta contoh dialog. Ada pula tips menyusun glosarium dan menghindari kesalahan umum. Mari kita mulai dari daftar dokumen kantor yang paling sering muncul.

---

Kosakata Dokumen Kantor

Kelompokkan istilah berdasarkan jenis dokumen agar lebih mudah diingat.

Dokumen umum

Mandarin	Pinyin	Arti
文件	wénjiàn	Dokumen/berkas
合同	hétong	Kontrak
协议	xiéyì	Perjanjian
通知	tōngzhī	Pemberitahuan
报告	bàogào	Laporan
会议纪要	huìyì jìyào	Notulen rapat
申请表	shēnqǐngbiǎo	Formulir pengajuan
备忘录	bèiwànglù	Memo

Dokumen keuangan dan pengadaan

Mandarin	Pinyin	Arti
发票	fāpiào	Faktur resmi
报价单	bàojiàdān	Surat penawaran harga
采购单	cǎigòudān	Pesanan pembelian (PO)
报销单	bàoxiāodān	Formulir klaim biaya
报表	bàobiǎo	Laporan/tabel keuangan
预算	yùsuàn	Anggaran
收据	shōujù	Kuitansi

Status dan jenis salinan

Mandarin	Pinyin	Arti
原件	yuánjiàn	Dokumen asli
复印件	fùyìnjiàn	Fotokopi
副本	fùběn	Salinan/duplikat
电子版	diànzǐ bǎn	Versi elektronik
扫描件	sǎomiáojiàn	Hasil pindai
附件	fùjiàn	Lampiran

Kosakata Struktur Organisasi

Dalam alur approval, Anda harus tahu siapa yang menyetujui di setiap tahap.

• 总经理 (zǒngjīnglǐ) — direktur utama/general manager
• 经理 (jīnglǐ) — manajer
• 主管 (zhǔguǎn) — supervisor/kepala bagian
• 部门 (bùmén) — departemen
• 财务部 (cáiwù bù) — departemen keuangan
• 人事部 (rénshì bù) — departemen SDM
• 行政部 (xíngzhèng bù) — departemen administrasi/umum
• 采购部 (cǎigòu bù) — departemen pengadaan
• 同事 (tóngshì) — rekan kerja

Ingat bahwa dalam bahasa Mandarin kantor, jabatan sering dipakai sebagai sapaan, misalnya 王经理 (Wáng jīnglǐ, Manajer Wang). Cara ini dianggap sopan dan umum dipakai.

Kosakata Proses Approval

Istilah berikut sering muncul dalam sistem persetujuan dan formulir pengajuan.

Mandarin	Pinyin	Arti
申请	shēnqǐng	Mengajukan/pengajuan
提交	tíjiāo	Menyerahkan/mengirimkan
审核	shěnhé	Memeriksa dan memverifikasi
审批	shěnpī	Menyetujui/proses persetujuan
批准	pīzhǔn	Disetujui
驳回	bóhuí	Ditolak/dikembalikan
签字	qiānzì	Menandatangani
盖章	gàizhāng	Membubuhkan stempel
公章	gōngzhāng	Stempel resmi perusahaan
归档	guīdàng	Mengarsipkan
补充材料	bǔchōng cáiliào	Melengkapi dokumen
截止日期	jiézhǐ rìqī	Tenggat waktu

Perlu dicatat bahwa 盖章 (stempel) memiliki bobot hukum yang sangat besar dalam praktik bisnis di China. Dokumen penting sering dianggap sah jika memakai stempel resmi perusahaan, sehingga proses ini tidak boleh dilewatkan.

Alur Approval yang Umum

Berikut gambaran alur persetujuan yang lazim. Urutan sebenarnya berbeda-beda di tiap perusahaan, jadi gunakan ini sebagai kerangka.

1. Pengajuan (提交申请) — karyawan mengisi formulir dan melampirkan dokumen pendukung.
2. Pemeriksaan atasan langsung (主管审核) — supervisor memeriksa kelengkapan dan kewajaran.
3. Pemeriksaan departemen terkait (财务审核 / 采购审核) — keuangan atau pengadaan memverifikasi anggaran dan prosedur.
4. Persetujuan pimpinan (总经理批准) — keputusan akhir untuk pengajuan yang bernilai besar.
5. Stempel dan tanda tangan (签字盖章) — dokumen disahkan.
6. Pengarsipan (归档) — dokumen asli dan salinan disimpan sesuai kebijakan.

Jika ada kekurangan, dokumen akan dikembalikan dengan status 驳回 atau diminta 补充材料. Karena itu, periksa kelengkapan sebelum mengajukan agar proses tidak berputar-putar.

Kalimat Siap Pakai untuk Komunikasi Administrasi

Mengajukan dan mengirim dokumen

• 您好，我想提交一份采购申请。(Nín hǎo, wǒ xiǎng tíjiāo yí fèn cǎigòu shēnqǐng.) — Halo, saya ingin mengajukan permohonan pembelian.
• 附件是合同的扫描件，请查收。(Fùjiàn shì hétong de sǎomiáojiàn, qǐng cháshōu.) — Terlampir hasil pindai kontrak, mohon diperiksa.
• 原件会在本周内寄出。(Yuánjiàn huì zài běn zhōu nèi jìchū.) — Dokumen asli akan dikirim dalam minggu ini.

Menanyakan status

• 请问这份申请审批到哪一步了？(Qǐngwèn zhè fèn shēnqǐng shěnpī dào nǎ yí bù le?) — Permisi, pengajuan ini sudah sampai tahap persetujuan yang mana?
• 请问还需要补充什么材料？(Qǐngwèn hái xūyào bǔchōng shénme cáiliào?) — Dokumen apa lagi yang perlu dilengkapi?
• 请问什么时候能批下来？(Qǐngwèn shénme shíhou néng pī xiàlái?) — Kira-kira kapan bisa disetujui?

Meminta tanda tangan dan stempel

• 麻烦您在这里签字。(Máfan nín zài zhèlǐ qiānzì.) — Mohon tanda tangan di sini.
• 这份文件需要盖公章。(Zhè fèn wénjiàn xūyào gài gōngzhāng.) — Dokumen ini perlu stempel resmi perusahaan.

Menyampaikan tenggat

• 请在本周五之前完成审核。(Qǐng zài běn zhōuwǔ zhīqián wánchéng shěnhé.) — Mohon selesaikan pemeriksaan sebelum Jumat ini.
• 这个事情比较紧急，麻烦尽快处理。(Zhège shìqing bǐjiào jǐnjí, máfan jǐnkuài chǔlǐ.) — Hal ini cukup mendesak, mohon segera diproses.

Perhatikan penggunaan 麻烦您 (máfan nín, mohon/maaf merepotkan) dan 请 (qǐng, silakan). Dua kata ini menjaga nada permintaan tetap sopan tanpa terdengar memerintah.

Template Email Pengajuan Dokumen

Berikut template singkat yang bisa Anda sesuaikan.

主题：关于采购合同审批的申请 Zhǔtí: Guānyú cǎigòu hétong shěnpī de shēnqǐng (Subjek: Pengajuan persetujuan kontrak pembelian)

王经理，您好：

附件是本次采购合同的扫描件及报价单，请您审核。如有任何问题，请随时联系我。合同原件会在审批通过后寄出。

谢谢！

此致 敬礼

[Nama Anda]

Wáng jīnglǐ, nín hǎo: Fùjiàn shì běn cì cǎigòu hétong de sǎomiáojiàn jí bàojiàdān, qǐng nín shěnhé. Rú yǒu rènhé wèntí, qǐng suíshí liánxì wǒ. Hétong yuánjiàn huì zài shěnpī tōngguò hòu jìchū. Xièxie! Cǐzhì jìnglǐ. (Manajer Wang, selamat siang: terlampir pindaian kontrak pembelian dan surat penawaran harga, mohon diperiksa. Jika ada pertanyaan, silakan hubungi saya kapan saja. Dokumen asli akan dikirim setelah persetujuan. Terima kasih! Hormat saya.)

Penutup 此致敬礼 (cǐzhì jìnglǐ) adalah ungkapan penutup formal yang lazim dalam surat resmi. Untuk komunikasi internal yang lebih santai, cukup 谢谢 atau 辛苦了 (xīnkǔ le, terima kasih atas kerja kerasnya).

Contoh Dialog: Menanyakan Status Persetujuan

Anda: 李会计，您好。请问我上周提交的报销申请审批了吗？ Lǐ kuàijì, nín hǎo. Qǐngwèn wǒ shàng zhōu tíjiāo de bàoxiāo shēnqǐng shěnpī le ma? (Bu Li dari akuntansi, halo. Apakah klaim biaya yang saya ajukan minggu lalu sudah diproses?)

Li: 我看一下……目前还在财务审核，发票有一处不清楚。 Wǒ kàn yíxià… Mùqián hái zài cáiwù shěnhé, fāpiào yǒu yí chù bù qīngchu. (Saya cek dulu… saat ini masih di pemeriksaan keuangan, ada satu bagian faktur yang tidak jelas.)

Anda: 不好意思，我今天就补充材料。 Bù hǎoyìsi, wǒ jīntiān jiù bǔchōng cáiliào. (Maaf, hari ini juga saya lengkapi dokumennya.)

Li: 好的，补充后我们三个工作日内处理。 Hǎo de, bǔchōng hòu wǒmen sān gè gōngzuòrì nèi chǔlǐ. (Baik, setelah dilengkapi kami proses dalam tiga hari kerja.)

Anda: 谢谢您，辛苦了！ Xièxie nín, xīnkǔ le! (Terima kasih, mohon maaf merepotkan!)

Tips Menyusun Glosarium dan Menjaga Ketelitian

Buat glosarium kantor. Kumpulkan 50 sampai 100 istilah yang paling sering muncul, lengkap dengan hanzi, pinyin, dan arti. Simpan di dokumen bersama agar seluruh tim memakai istilah yang sama.

Bedakan istilah yang mirip. Misalnya 审核 (memeriksa/memverifikasi) berbeda tahap dengan 批准 (menyetujui). Salah menggunakan keduanya bisa membuat status dokumen salah dipahami.

Gunakan checklist dokumen. Daftar periksa sebelum mengajukan, seperti tanda tangan, stempel, lampiran, dan tenggat, mengurangi risiko dokumen dikembalikan.

Konfirmasi tertulis. Setelah percakapan lisan, kirim ringkasan singkat lewat email atau WeChat. Ini menciptakan jejak yang jelas.

Gunakan penerjemah profesional untuk dokumen hukum. Untuk kontrak dan dokumen yang berimplikasi hukum, tetap libatkan penerjemah tersumpah atau penasihat hukum. Kosakata dasar membantu Anda memahami dan memeriksa, tetapi bukan pengganti keahlian hukum.

Kesalahan Umum dalam Administrasi Berbahasa Mandarin

Kesalahan pertama adalah mengabaikan stempel atau tanda tangan, padahal ini sering menjadi syarat sahnya dokumen. Kesalahan kedua adalah mencampur istilah 原件 dan 复印件 sehingga dokumen yang dikirim tidak sesuai permintaan. Kesalahan ketiga adalah tidak menyebut tenggat dengan jelas, sehingga pihak lain tidak tahu prioritas Anda. Dengan checklist dan glosarium, ketiganya mudah dicegah.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Berapa lama waktu untuk menguasai kosakata administrasi dasar? Dengan belajar teratur beberapa kali seminggu, sekitar 100 istilah inti biasanya bisa dikuasai dalam satu hingga dua bulan.

Apakah saya perlu belajar menulis hanzi? Untuk administrasi, kemampuan membaca hanzi lebih penting daripada menulis. Anda bisa mengetik pinyin untuk menghasilkan hanzi di komputer atau ponsel.

Apa beda 发票 dan 收据? 发票 adalah faktur resmi yang berkaitan dengan pajak, sedangkan 收据 adalah kuitansi tanda terima pembayaran. Fungsinya berbeda, jadi jangan tertukar saat mengajukan klaim.

Mandarin untuk administrasi kantor mencakup kosakata dokumen, istilah struktur organisasi, serta alur persetujuan yang khas. Dengan memahami istilah seperti 申请, 审核, 批准, 签字, dan 盖章, Anda dapat mengikuti proses kerja dengan lebih akurat. Hasilnya adalah administrasi yang lebih rapi dan minim kesalahan.

Untuk menjaga kualitas, jadikan glosarium dan template email sebagai alat kerja harian. Tinjau dan perbarui secara berkala bersama tim, serta libatkan penutur asli untuk memeriksa istilah yang krusial. Kebiasaan ini membuat komunikasi dengan mitra China lebih lancar.

Mulailah dari 20 istilah paling sering muncul di pekerjaan Anda, lalu tambahkan secara bertahap. Setiap dokumen yang Anda tangani adalah kesempatan untuk memperdalam kosakata. Dengan terus melatih Mandarin untuk administrasi kantor, Anda akan menjadi rekan kerja yang dapat diandalkan dalam setiap proses persetujuan.

Kenapa Perusahaan Perlu Memilih ChineseRd untuk Pelatihan Bahasa Mandarin Karyawan?

di tengah pesatnya ekspansi bisnis global dan investasi perusahaan Tiongkok, kemampuan bahasa Mandarin bukan lagi sekadar nilai tambah, melainkan kebutuhan strategis untuk menjaga daya saing perusahaan Anda. Jangan biarkan kendala komunikasi menghambat efisiensi tim, negosiasi bisnis, maupun peluang kolaborasi bernilai tinggi.

Melalui program Corporate Class ChineseRd, kami siap membantu perusahaan Anda mencetak tim yang kompeten, percaya diri, dan job-ready untuk berkolaborasi di lingkungan bisnis global:

• Kurikulum Bisnis Fleksibel: Dirancang khusus sesuai dengan kebutuhan industri dan sektor bisnis perusahaan Anda.
• Kelas Live Interaktif: Dipandu langsung oleh pengajar profesional berpengalaman untuk hasil belajar yang optimal.
• Jadwal Kerja Friendly: Waktu kelas disesuaikan dengan jam kerja tim agar tidak mengganggu operasional harian.
• Akses Rekaman Kelas: Karyawan yang berhalangan hadir tetap bisa menyimak materi kapan saja.
• Laporan Perkembangan (Study Report): Laporan berkala yang memudahkan tim HR memantau progres dan evaluasi kemampuan setiap karyawan.
• Program Komprehensif & Sertifikasi: Dari level pemula hingga tingkat lanjutan, termasuk persiapan HSK dan HSKK untuk sertifikasi resmi karyawan.
• Pilihan Kelas Adaptif: Tersedia format group class maupun private class sesuai strategi pelatihan perusahaan.

Tingkatkan produktivitas tim dan amankan posisi perusahaan Anda di pasar global sekarang juga. Investasi pada pengembangan kompetensi karyawan adalah kunci efisiensi dan pertumbuhan bisnis jangka panjang. Siap tingkatkan kualifikasi dan daya saing tim Anda bersama ChineseRd?

Klik tombol WhatsApp di bawah sekarang untuk konsultasi kebutuhan perusahaan Anda dan amankan PROMO SPESIAL CORPORATE hari ini sebelum kuota pelatihan bulan ini penuh!

---

• WhatsApp
• Instagram