Mengapa Kemampuan Menjawab Telepon dalam Bahasa Mandarin Penting bagi Profesional?
Dalam komunikasi bisnis, telepon sering menjadi titik kontak pertama antara perusahaan dengan klien, supplier, investor, atau mitra bisnis. Ketika penelepon berasal dari China atau menggunakan bahasa Mandarin, kemampuan menjawab telepon dengan tepat dapat membentuk kesan profesional bahkan sebelum pembicaraan bisnis dimulai.
Berbeda dengan komunikasi tatap muka, percakapan melalui telepon tidak memungkinkan Anda mengandalkan ekspresi wajah, gestur, atau materi visual. Pesan harus disampaikan sepenuhnya melalui suara, pilihan kata, intonasi, dan kemampuan mendengarkan. Situasi ini menjadi semakin menantang ketika percakapan berlangsung dalam bahasa Mandarin.
Dalam konteks bisnis, tingkat formalitas juga perlu diperhatikan. Ungkapan yang terlalu kasual dapat terdengar kurang profesional, sementara bahasa yang terlalu kaku justru bisa membuat percakapan terasa tidak natural. Karena itu, profesional yang sering berkomunikasi dengan klien atau mitra dari China sebaiknya tidak hanya menghafalkan kosakata, tetapi juga memahami struktur dan etika percakapan telepon bisnis dalam bahasa Mandarin.
Struktur Ideal Telepon Bisnis dalam Bahasa Mandarin
Secara umum, percakapan telepon bisnis dapat dibagi menjadi enam tahap:
1. Menjawab panggilan
2. Mengidentifikasi penelepon
3. Menanyakan kebutuhan
4. Menghubungkan dengan orang yang tepat
5. Menangani kondisi ketika orang yang dicari tidak tersedia
6. Mengakhiri percakapan
Menguasai struktur ini akan membuat Anda lebih percaya diri karena Anda mengetahui apa yang harus dikatakan pada setiap tahap. Berikut contoh yang dapat langsung dipelajari.
1. Cara Menjawab Telepon dengan Sopan
Hindari langsung mengatakan:
喂？
Wéi?
“Hello?”
Kata 喂 (wéi) memang sangat umum digunakan ketika menjawab telepon dalam bahasa Mandarin. Namun, dalam konteks perusahaan, Anda sebaiknya memberikan identitas perusahaan agar penelepon segera mengetahui bahwa mereka telah menghubungi pihak yang tepat.
Contoh:
您好，这里是ABC公司，请问有什么可以帮您？
Nín hǎo, zhèlǐ shì ABC gōngsī, qǐngwèn yǒu shénme kěyǐ bāng nín?
“Selamat datang, ini ABC Company. Ada yang dapat kami bantu?”
Ungkapan ini lebih profesional karena langsung mencakup tiga elemen:
- sapaan;
- identitas perusahaan;
- tawaran bantuan.
Jika Anda bekerja sebagai resepsionis atau customer service, struktur ini sangat relevan.
2. Gunakan 您 (Nín), Bukan Hanya 你 (Nǐ)
Salah satu detail kecil yang penting dalam komunikasi bisnis Mandarin adalah penggunaan kata ganti orang.
你 (nǐ) berarti “kamu/Anda”.
您 (nín) merupakan bentuk yang lebih sopan dan hormat.
Dalam percakapan bisnis, terutama ketika berbicara dengan klien, supplier, atau pihak eksternal yang belum dekat secara personal, 您 (nín) merupakan pilihan yang lebih aman.
Contoh:
请问您怎么称呼？
Qǐngwèn nín zěnme chēnghu?
“Boleh saya tahu nama Anda?”
Kalimat ini terdengar lebih profesional dibandingkan hanya:
你叫什么？
Nǐ jiào shénme?
“Siapa nama Anda?”
Secara tata bahasa, kalimat kedua tidak selalu salah, tetapi nuansanya jauh lebih kasual.
3. Cara Menanyakan Identitas Penelepon
Dalam lingkungan bisnis, Anda mungkin perlu mengetahui siapa yang menelepon dan berasal dari perusahaan mana.
Gunakan:
请问您是哪位？
Qǐngwèn nín shì nǎ wèi?
“Boleh saya tahu dengan siapa saya berbicara?”
Atau jika ingin mengetahui perusahaan:
请问您是哪家公司的？
Qǐngwèn nín shì nǎ jiā gōngsī de?
“Boleh saya tahu Anda dari perusahaan mana?”
Jika Anda membutuhkan nama penelepon:
请问您的姓名是？
Qǐngwèn nín de xìngmíng shì?
“Boleh saya tahu nama Anda?”
Dalam konteks profesional, usahakan tidak langsung bertanya dengan struktur yang terlalu pendek seperti:
你是谁？
Nǐ shì shéi?
“Siapa kamu?”
Meskipun dapat dipahami, bentuk tersebut terdengar terlalu langsung untuk komunikasi bisnis.
4. Cara Menanyakan Keperluan Penelepon
Setelah mengetahui identitas penelepon, langkah berikutnya adalah memahami kebutuhan mereka. Gunakan:
请问有什么可以帮您？
Qǐngwèn yǒu shénme kěyǐ bāng nín?
“Ada yang dapat kami bantu?”
Pilihan lain:
请问您来电是为了什么事情？
Qǐngwèn nín láidiàn shì wèile shénme shìqing?
“Boleh saya tahu mengenai apa Anda menelepon?”
Dalam situasi bisnis, pertanyaan ini membantu Anda menentukan apakah penelepon membutuhkan:
- sales;
- customer service;
- finance;
- procurement;
- management;
- technical support;
- atau departemen lainnya.
5. Cara Meminta Penelepon Menunggu
Ada kalanya orang yang dicari sedang tidak berada di meja atau sedang mengikuti meeting. Jangan mengatakan secara singkat:
等一下。
Děng yíxià.
“Tunggu sebentar.”
Kalimat tersebut terdengar cukup kasual. Untuk situasi bisnis, gunakan:
请您稍等一下。
Qǐng nín shāo děng yíxià.
“Silakan menunggu sebentar.”
Atau:
请稍等，我帮您转接。
Qǐng shāo děng, wǒ bāng nín zhuǎnjiē.
“Silakan tunggu sebentar, saya akan menghubungkan Anda.”
Jika Anda membutuhkan waktu untuk memeriksa informasi:
请稍等，我帮您确认一下。
Qǐng shāo děng, wǒ bāng nín quèrèn yíxià.
“Silakan tunggu sebentar, saya akan memeriksanya terlebih dahulu.”
Frasa 确认一下 (quèrèn yíxià) sangat berguna dalam komunikasi bisnis karena terdengar sopan dan tidak terlalu kaku.
6. Cara Menghubungkan Telepon ke Departemen atau Kolega
Dalam lingkungan perusahaan, Anda mungkin perlu meneruskan telepon. Gunakan:
我帮您转接。
Wǒ bāng nín zhuǎnjiē.
“Saya akan menghubungkan Anda.”
Jika ingin menghubungkan ke departemen tertentu:
我帮您转到销售部。
Wǒ bāng nín zhuǎn dào xiāoshòu bù.
“Saya akan menghubungkan Anda ke departemen sales.”
Beberapa nama departemen yang penting:
| Mandarin | Pinyin | Arti |
| 销售部 | xiāoshòu bù | Departemen Sales |
| 市场部 | shìchǎng bù | Departemen Marketing |
| 财务部 | cáiwù bù | Departemen Finance |
| 人力资源部 | rénlì zīyuán bù | Human Resources |
| 采购部 | cǎigòu bù | Procurement |
| 技术部 | jìshù bù | Departemen Teknik/Technical |
| 客服部 | kèfú bù | Customer Service |
| 管理层 | guǎnlǐ céng | Manajemen |
Kosakata seperti ini penting bagi profesional yang bekerja dalam perusahaan dengan aktivitas bisnis China.
7. Bagaimana Jika Orang yang Dicari Tidak Ada?
Ini adalah salah satu situasi yang paling sering terjadi. Misalnya, klien menelepon dan meminta berbicara dengan manajer Anda. Namun, manajer sedang meeting.
Anda dapat mengatakan:
不好意思，王经理现在正在开会。
Bù hǎoyìsi, Wáng jīnglǐ xiànzài zhèngzài kāihuì.
“Maaf, Manager Wang sedang mengikuti rapat.”
Kemudian tawarkan solusi:
您需要留言吗？
Nín xūyào liúyán ma?
“Apakah Anda ingin meninggalkan pesan?”
Atau:
我可以请他稍后给您回电话。
Wǒ kěyǐ qǐng tā shāohòu gěi nín huí diànhuà.
“Saya dapat meminta beliau menelepon Anda kembali nanti.”
Ini lebih profesional daripada hanya mengatakan:
他不在。
Tā bú zài.
“Dia tidak ada.”
8. Cara Menanyakan Nomor Telepon atau Kontak
Jika Anda perlu mencatat pesan, pastikan informasi kontak dicatat dengan benar. Gunakan:
方便留下您的联系方式吗？
Fāngbiàn liúxià nín de liánxì fāngshì ma?
“Apakah Anda berkenan meninggalkan informasi kontak Anda?”
Untuk meminta nomor telepon:
请问您的电话号码是多少？
Qǐngwèn nín de diànhuà hàomǎ shì duōshao?
“Boleh saya tahu nomor telepon Anda?”
Jika membutuhkan email:
方便留下您的电子邮箱吗？
Fāngbiàn liúxià nín de diànzǐ yóuxiāng ma?
“Apakah Anda berkenan meninggalkan alamat email?”
9. Cara Memastikan Informasi yang Anda Dengar
Telepon bisnis membutuhkan akurasi. Nama perusahaan, nama orang, alamat email, angka, tanggal, dan nominal transaksi harus dicatat dengan benar. Jika Anda tidak mendengar dengan jelas, jangan menebak.
Gunakan:
不好意思，我没有听清楚。您可以再说一遍吗？
Bù hǎoyìsi, wǒ méiyǒu tīng qīngchu. Nín kěyǐ zài shuō yí biàn ma?
“Maaf, saya kurang jelas mendengarnya. Bisa Anda ulangi sekali lagi?”
Jika ingin memastikan informasi:
我确认一下，您的意思是……对吗？
Wǒ quèrèn yíxià, nín de yìsi shì… duì ma?
“Saya ingin memastikan, maksud Anda adalah … benar?”
Kalimat kedua sangat berguna dalam situasi yang melibatkan informasi penting.
10. Cara Menangani Angka dalam Telepon Bisnis
Angka menjadi salah satu bagian yang paling rawan salah dengar. Misalnya:
15,000
50,000
150,000
Dalam komunikasi telepon, pastikan angka dikonfirmasi kembali.
Contoh:
您的意思是十五万，对吗？
Nín de yìsi shì shíwǔ wàn, duì ma?
“Maksud Anda 150.000, benar?”
Kosakata angka besar dalam Mandarin perlu dikuasai karena sistem angka Mandarin menggunakan satuan 万 (wàn) untuk 10.000.
Beberapa contoh:
一万 (yí wàn) = 10.000
十万 (shí wàn) = 100.000
一百万 (yì bǎi wàn) = 1.000.000
一千万 (yì qiān wàn) = 10.000.000
Untuk profesional yang berurusan dengan quotation, invoice, kontrak, atau transaksi, kemampuan memahami angka Mandarin merupakan kompetensi praktis yang penting.
11. Cara Mengakhiri Telepon dengan Profesional
Jangan langsung menutup telepon setelah pembicaraan selesai. Pastikan Anda memberikan closing yang sopan.
Contoh:
好的，感谢您的来电。
Hǎo de, gǎnxiè nín de láidiàn.
“Baik, terima kasih telah menghubungi kami.”
Jika ada tindak lanjut:
我们会尽快与您联系。
Wǒmen huì jǐnkuài yǔ nín liánxì.
“Kami akan segera menghubungi Anda.”
Untuk mengakhiri:
谢谢您的来电，再见。
Xièxie nín de láidiàn, zàijiàn.
“Terima kasih telah menghubungi kami. Sampai jumpa.”
Jika konteksnya sangat formal, Anda dapat menambahkan:
祝您工作顺利。
Zhù nín gōngzuò shùnlì.
“Semoga pekerjaan Anda berjalan lancar.”
Contoh Percakapan Telepon Bisnis dalam Bahasa Mandarin
Berikut contoh skenario sederhana antara resepsionis perusahaan dan calon klien.
A：您好，这里是ABC公司，请问有什么可以帮您？
Nín hǎo, zhèlǐ shì ABC gōngsī, qǐngwèn yǒu shénme kěyǐ bāng nín?
“Selamat datang, ini ABC Company. Ada yang dapat kami bantu?”
B：您好，我想找一下李经理。
Nín hǎo, wǒ xiǎng zhǎo yíxià Lǐ jīnglǐ.
“Halo, saya ingin berbicara dengan Manager Li.”
A：好的，请问您是哪位？
Hǎo de, qǐngwèn nín shì nǎ wèi?
“Baik, boleh saya tahu dengan siapa saya berbicara?”
B：我是XYZ公司的陈先生。
Wǒ shì XYZ gōngsī de Chén xiānsheng.
“Saya Chen dari XYZ Company.”
A：好的，陈先生，请稍等，我帮您转接。
Hǎo de, Chén xiānsheng, qǐng shāo děng, wǒ bāng nín zhuǎnjiē.
“Baik, Mr. Chen. Silakan tunggu, saya akan menghubungkan Anda.”
Jika Manajer Sedang Meeting
Gunakan skenario berikut:
A：不好意思，李经理现在正在开会。
Bù hǎoyìsi, Lǐ jīnglǐ xiànzài zhèngzài kāihuì.
“Maaf, Manager Li sedang mengikuti rapat.”
A：您需要留言吗？
Nín xūyào liúyán ma?
“Apakah Anda ingin meninggalkan pesan?”
B：好的，请告诉他会议结束后给我回电话。
Hǎo de, qǐng gàosu tā huìyì jiéshù hòu gěi wǒ huí diànhuà.
“Baik, mohon sampaikan kepadanya agar menelepon saya setelah rapat selesai.”
A：好的，我会转告他。请问您的联系方式是多少？
Hǎo de, wǒ huì zhuǎngào tā. Qǐngwèn nín de liánxì fāngshì shì duōshao?
“Baik, akan saya sampaikan. Boleh saya tahu informasi kontak Anda?”
Percakapan sederhana seperti ini sudah mencakup beberapa kompetensi penting: menerima panggilan, identifikasi, transfer, menangani ketidakhadiran, mencatat pesan, dan memastikan follow-up.
10 Frasa Wajib untuk Telepon Bisnis Mandarin
Jika Anda baru mulai mempersiapkan kemampuan Mandarin untuk kebutuhan profesional, hafalkan dan praktikkan 10 frasa berikut:
| Frasa | Arti |
| 您好，这里是…… | Halo, ini adalah… |
| 请问有什么可以帮您？ | Ada yang dapat kami bantu? |
| 请问您是哪位？ | Boleh tahu dengan siapa saya berbicara? |
| 请问您怎么称呼？ | Boleh tahu nama Anda? |
| 请您稍等一下。 | Silakan tunggu sebentar. |
| 我帮您转接。 | Saya akan menghubungkan Anda. |
| 他现在正在开会。 | Beliau sedang mengikuti rapat. |
| 您需要留言吗？ | Apakah Anda ingin meninggalkan pesan? |
| 我确认一下。 | Saya ingin memastikan kembali. |
| 感谢您的来电。 | Terima kasih telah menghubungi kami. |
Jangan berhenti pada hafalan. Latih setiap frasa dalam berbagai skenario agar respons Anda menjadi otomatis ketika menerima panggilan.
Kesalahan yang Perlu Dihindari Profesional
1. Menjawab Hanya dengan “喂”
Dalam komunikasi pribadi, ini normal. Namun, untuk telepon perusahaan, identitas perusahaan sebaiknya disebutkan.
2. Menggunakan 你 Secara Berlebihan
Gunakan 您 ketika berbicara dengan klien atau pihak eksternal dalam situasi formal.
3. Berbicara Terlalu Cepat
Kemampuan Mandarin yang baik tidak berarti Anda harus berbicara cepat. Prioritaskan artikulasi dan kejelasan.
4. Menebak Ketika Tidak Mendengar
Lebih baik meminta penelepon mengulangi informasi daripada mencatat data yang salah.
5. Tidak Mengonfirmasi Detail
Untuk nama, angka, tanggal, alamat email, dan informasi transaksi, selalu lakukan konfirmasi.
6. Langsung Menutup Telepon
Pastikan percakapan sudah selesai dan next step sudah jelas sebelum mengakhiri panggilan.
Cara Meningkatkan Kemampuan Telepon Bisnis dalam Bahasa Mandarin
Kemampuan telepon berbeda dengan kemampuan membaca. Seseorang dapat memahami teks Mandarin dengan baik, tetapi tetap kesulitan ketika menerima telepon dari native speaker. Karena itu, latihan harus mencakup listening dan speaking secara aktif.
Gunakan metode berikut:
Latihan 1: Shadowing
Dengarkan percakapan Mandarin, kemudian ikuti pengucapannya secara langsung.
Latihan 2: Role Play
Simulasikan situasi:
- klien menelepon;
- supplier meminta informasi;
- investor meminta update;
- pelanggan ingin berbicara dengan manager;
- kolega sedang tidak tersedia.
Latihan 3: Rekam Suara
Rekam percakapan Anda dan evaluasi:
- pronunciation;
- intonasi;
- kecepatan bicara;
- kejelasan;
- penggunaan kata formal.
Latihan 4: Simulasi Tanpa Teks
Setelah menguasai script, lepaskan teks. Latih respons berdasarkan situasi. Tujuannya bukan menghafalkan kalimat, tetapi membangun refleks komunikasi bisnis dalam Mandarin.
Mandarin untuk Telepon Bukan Sekadar Kemampuan Bahasa
Bagi perusahaan yang memiliki hubungan bisnis dengan China, kemampuan menjawab telepon dalam Mandarin sebaiknya dipandang sebagai bagian dari business communication capability. Telepon yang dijawab dengan baik dapat:
- menciptakan first impression positif;
- mempercepat komunikasi;
- mengurangi miskomunikasi;
- meningkatkan customer experience;
- membantu menjaga hubungan dengan partner;
- memperkuat citra profesional perusahaan.
Sebaliknya, komunikasi yang tidak jelas dapat menyebabkan informasi penting terlewat, terutama ketika percakapan berkaitan dengan angka, jadwal, harga, pesanan, kontrak, atau tindak lanjut bisnis.
Karena itu, perusahaan yang secara rutin berkomunikasi dengan klien atau partner China sebaiknya memberikan pelatihan Mandarin yang relevan dengan situasi kerja nyata, bukan hanya pembelajaran bahasa secara umum.
Bangun Kompetensi Mandarin yang Relevan untuk Tim Anda
Jika perusahaan Anda memiliki aktivitas bisnis dengan China, kemampuan Mandarin dapat menjadi kompetensi yang mendukung efektivitas komunikasi lintas negara. Namun, kebutuhan bahasa setiap karyawan dapat berbeda sesuai dengan fungsi dan tanggung jawabnya. Customer service membutuhkan Mandarin untuk menangani pertanyaan pelanggan, sementara sales menggunakannya untuk melakukan follow-up dan membangun hubungan. Di sisi lain, procurement memerlukannya untuk berkomunikasi dengan supplier, business development untuk meeting dan membangun partnership, sedangkan management dapat menggunakannya dalam komunikasi strategis dengan stakeholder.
Karena itu, program pembelajaran Mandarin sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan masing-masing fungsi. Chineserd membantu perusahaan mengembangkan kemampuan Mandarin untuk kebutuhan profesional, mulai dari percakapan bisnis, meeting, presentasi, dan negosiasi hingga komunikasi dengan klien maupun partner berbahasa Mandarin.
Dengan pendekatan yang relevan terhadap kebutuhan pekerjaan, pembelajaran Mandarin tidak hanya berfokus pada kemampuan berbicara, tetapi juga menjadikan bahasa sebagai alat untuk meningkatkan kualitas komunikasi dan mendukung hubungan bisnis perusahaan.
Kenapa Perusahaan Perlu Memilih ChineseRd untuk Pelatihan Bahasa Mandarin Karyawan?
Di tengah pesatnya ekspansi bisnis global dan investasi perusahaan Tiongkok, kemampuan bahasa Mandarin bukan lagi sekadar nilai tambah, melainkan kebutuhan strategis untuk menjaga daya saing perusahaan Anda. Jangan biarkan kendala komunikasi menghambat efisiensi tim, negosiasi bisnis, maupun peluang kolaborasi bernilai tinggi.
Melalui program Corporate Class ChineseRd, kami siap membantu perusahaan Anda mencetak tim yang kompeten, percaya diri, dan job-ready untuk berkolaborasi di lingkungan bisnis global:
- Kurikulum Bisnis Fleksibel: Dirancang khusus sesuai dengan kebutuhan industri dan sektor bisnis perusahaan Anda.
- Kelas Live Interaktif: Dipandu langsung oleh pengajar profesional berpengalaman untuk hasil belajar yang optimal.
- Jadwal Kerja Friendly: Waktu kelas disesuaikan dengan jam kerja tim agar tidak mengganggu operasional harian.
- Akses Rekaman Kelas: Karyawan yang berhalangan hadir tetap bisa menyimak materi kapan saja.
- Laporan Perkembangan (Study Report): Laporan berkala yang memudahkan tim HR memantau progres dan evaluasi kemampuan setiap karyawan.
- Program Komprehensif & Sertifikasi: Dari level pemula hingga tingkat lanjutan, termasuk persiapan HSK dan HSKK untuk sertifikasi resmi karyawan.
- Pilihan Kelas Adaptif: Tersedia format group class maupun private class sesuai strategi pelatihan perusahaan.
Tingkatkan produktivitas tim dan amankan posisi perusahaan Anda di pasar global sekarang juga. Investasi pada pengembangan kompetensi karyawan adalah kunci efisiensi dan pertumbuhan bisnis jangka panjang. Siap tingkatkan kualifikasi dan daya saing tim Anda bersama ChineseRd?
Klik tombol WhatsApp di bawah sekarang untuk konsultasi kebutuhan perusahaan Anda dan amankan PROMO SPESIAL CORPORATE hari ini sebelum kuota pelatihan bulan ini penuh!
0 Comments